Gefährdungsbeurteilung erstellen: Die komplette Schritt-für-Schritt Anleitung [2026]

Eine Gefährdungsbeurteilung (kurz: GBU) ist die systematische Ermittlung und Bewertung aller Gefährdungen, denen Beschäftigte bei ihrer Arbeit ausgesetzt sind. Sie bildet das Fundament des betrieblichen Arbeitsschutzes.

Konkret bedeutet das: Sie schauen sich jeden Arbeitsplatz und jede Tätigkeit in Ihrem Unternehmen an und beantworten drei Fragen:

1. Welche Gefährdungen gibt es? (z. B. Stolperfallen, Lärm, Gefahrstoffe, psychische Belastung)
2. Wie schwerwiegend sind diese Gefährdungen? (Risikoeinschätzung)
3. Welche Maßnahmen sind nötig, um die Gefährdungen zu beseitigen oder zu minimieren?

Die Gefährdungsbeurteilung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein lebendiges Dokument. Sie muss regelmäßig überprüft und bei Änderungen aktualisiert werden — etwa bei neuen Maschinen, veränderten Arbeitsabläufen oder nach einem Arbeitsunfall.

Rechtsgrundlage: Die Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung ergibt sich aus § 5 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). Die Dokumentationspflicht regelt § 6 ArbSchG.

Pflicht ab dem ersten Mitarbeiter

Jeder Arbeitgeber in Deutschland ist verpflichtet, eine Gefährdungsbeurteilung zu erstellen — unabhängig von der Unternehmensgröße. Die Pflicht gilt ab dem ersten Mitarbeiter, und das schließt auch Minijobber, Teilzeitkräfte und Praktikanten ein.

Das bedeutet:

• Der Friseursalon mit zwei Angestellten braucht eine GBU
• Das IT-Startup mit fünf Entwicklern braucht eine GBU
• Die Bäckerei mit einem Auszubildenden braucht eine GBU
• Die Arztpraxis mit drei medizinischen Fachangestellten braucht eine GBU

Verantwortung liegt beim Arbeitgeber

Die Verantwortung für die Gefährdungsbeurteilung trägt immer der Arbeitgeber persönlich. Er kann die Durchführung zwar an eine Fachkraft für Arbeitssicherheit oder an andere qualifizierte Personen delegieren — die Verantwortung bleibt aber bei ihm.

Was passiert ohne Gefährdungsbeurteilung?

Die Konsequenzen einer fehlenden oder mangelhaften Gefährdungsbeurteilung sind erheblich:

• Bußgeld bis zu 25.000 EUR bei Verstößen gegen das ArbSchG
• Persönliche Haftung des Arbeitgebers bei Arbeitsunfällen
• Regress der Berufsgenossenschaft bei nachgewiesener Fahrlässigkeit
• Probleme mit der Gewerbeaufsicht bei Kontrollen

Die folgenden 7 Schritte orientieren sich am Verfahren der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie (GDA) und werden von allen Berufsgenossenschaften empfohlen.

Schritt 1: Arbeitsbereiche und Tätigkeiten festlegen

Bevor Sie Gefährdungen ermitteln können, müssen Sie definieren, was Sie beurteilen. Teilen Sie Ihren Betrieb in sinnvolle Einheiten auf:

• Arbeitsbereiche: Büro, Werkstatt, Lager, Verkaufsraum, Baustelle
• Tätigkeiten: Bildschirmarbeit, Maschinenbedienung, Kundenkontakt, Fahrten
• Personengruppen: Festangestellte, Auszubildende, Schwangere, Leiharbeiter

Tipp: Gleichartige Arbeitsplätze können zusammengefasst werden. Wenn Sie fünf identische Büroarbeitsplätze haben, reicht eine gemeinsame Beurteilung.

Schritt 2: Gefährdungen ermitteln

Gehen Sie nun jeden Arbeitsbereich systematisch durch und identifizieren Sie alle vorhandenen Gefährdungen. Orientieren Sie sich an den 11 Gefährdungsfaktoren der GDA:

Tipp: Vergessen Sie nicht die psychischen Belastungen. Seit 2013 sind sie explizit im ArbSchG genannt und müssen beurteilt werden.

Schritt 3: Gefährdungen bewerten

Nicht jede Gefährdung ist gleich kritisch. Bewerten Sie jede identifizierte Gefährdung nach zwei Kriterien:

• Eintrittswahrscheinlichkeit: Wie wahrscheinlich ist es, dass ein Schaden eintritt?
• Schadensausmaß: Wie schwerwiegend wäre der Schaden?

Eine bewährte Methode ist die Risikomatrix:

Schritt 4: Schutzmaßnahmen festlegen (TOP-Prinzip)

Legen Sie für jede Gefährdung geeignete Schutzmaßnahmen fest. Dabei gilt das TOP-Prinzip — eine feste Rangfolge:

1. T — Technische Maßnahmen (höchste Priorität): Gefährdung an der Quelle beseitigen. Beispiele: Schutzvorrichtung an der Maschine, Absauganlage für Stäube, rutschfester Bodenbelag.
2. O — Organisatorische Maßnahmen: Arbeitsabläufe so gestalten, dass die Gefährdung minimiert wird. Beispiele: Schichtrotation, regelmäßige Unterweisungen, Wartungspläne.
3. P — Persönliche Maßnahmen (letzte Option): Persönliche Schutzausrüstung bereitstellen. Beispiele: Gehörschutz, Schnittschutzhandschuhe, Sicherheitsschuhe.

Wichtig: Persönliche Schutzausrüstung (PSA) ist immer nur die letzte Verteidigungslinie. Bevor Sie Ihren Mitarbeitern Gehörschutz geben, prüfen Sie zuerst, ob Sie den Lärm technisch reduzieren können.

Schritt 5: Maßnahmen umsetzen

Jetzt geht es an die Umsetzung. Definieren Sie für jede Maßnahme:

• Wer ist verantwortlich?
• Bis wann muss die Maßnahme umgesetzt sein?
• Welche Ressourcen (Budget, Material, Zeit) werden benötigt?

Halten Sie den Umsetzungsstand schriftlich fest. Das zeigt bei einer Prüfung durch die Gewerbeaufsicht, dass Sie die Ergebnisse der GBU ernst nehmen.

Schritt 6: Wirksamkeit prüfen

Nach der Umsetzung müssen Sie prüfen, ob die Maßnahmen tatsächlich wirken. Fragen Sie sich:

• Wurde die Gefährdung beseitigt oder zumindest reduziert?
• Sind neue Gefährdungen durch die Maßnahme entstanden?
• Werden die Maßnahmen von den Mitarbeitern akzeptiert und eingehalten?

Tipp: Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein. Wer täglich mit den Maßnahmen arbeitet, kann am besten einschätzen, ob sie funktionieren.

Schritt 7: Dokumentation und Fortschreibung

Die Dokumentationspflicht gilt seit 2013 für alle Betriebe — unabhängig von der Mitarbeiterzahl. Ihre Gefährdungsbeurteilung muss folgende Informationen enthalten:

• Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung (ermittelte Gefährdungen)
• Festgelegte Maßnahmen des Arbeitsschutzes
• Ergebnis der Überprüfung (Wirksamkeitskontrolle)

Die GBU muss anlassbezogen aktualisiert werden bei neuen Arbeitsmitteln, Änderungen der Arbeitsorganisation, Arbeitsunfällen oder Änderungen von Rechtsvorschriften.

Empfehlung: Planen Sie zusätzlich eine jährliche Regelüberprüfung ein, auch wenn kein konkreter Anlass vorliegt.

Aus unserer Erfahrung machen Arbeitgeber immer wieder die gleichen Fehler. Vermeiden Sie diese:

1. Nur einmal erstellt, nie aktualisiert. Die GBU ist ein lebendiges Dokument. Ein fünf Jahre altes Papier schützt weder Ihre Mitarbeiter noch Sie vor Haftung.
2. Psychische Belastungen vergessen. Seit der Ergänzung des ArbSchG 2013 müssen psychische Gefährdungen explizit beurteilt werden.
3. Nur Standardtexte kopiert. Vorlagen von Berufsgenossenschaften sind ein guter Startpunkt — aber Ihre GBU muss auf Ihren konkreten Betrieb zugeschnitten sein.
4. Mitarbeiter nicht einbezogen. Ihre Beschäftigten kennen die Gefährdungen vor Ort am besten.
5. Maßnahmen nicht umgesetzt. Eine GBU mit langen Maßnahmenlisten, die nie abgearbeitet werden, ist wertlos.
6. Keine Dokumentation. Ohne schriftliche Dokumentation können Sie die Durchführung der GBU nicht nachweisen.

Sie haben drei Optionen, Ihre GBU zu erstellen. Hier der Vergleich:

Der klassische Weg zur Gefährdungsbeurteilung kostet Zeit, Nerven und oft auch Geld. Gerade für Kleinunternehmer, die keinen Arbeitsschutz-Experten im Haus haben, ist der Aufwand unverhältnismäßig hoch.

meine-gbu.de bietet einen KI-gestützten GBU-Assistenten, der den gesamten Prozess vereinfacht:

• Branche auswählen — der Assistent kennt die typischen Gefährdungen für über 14 Tätigkeitsbereiche
• Geführter Fragebogen — die KI stellt die richtigen Fragen zu Ihrem Betrieb
• Automatische Risikobewertung — basierend auf aktuellen Vorschriften und Branchendaten
• Maßnahmenvorschläge nach dem TOP-Prinzip
• Rechtskonformes PDF — fertig zur Dokumentation nach ArbSchG § 5 und § 6

Das Ergebnis: Eine individuelle, branchenspezifische Gefährdungsbeurteilung in ca. 30 Minuten statt in mehreren Stunden. Rechtskonform und sofort einsatzbereit.

Nutzen Sie diese Checkliste, um sicherzustellen, dass Sie keinen Schritt vergessen:

• Alle Arbeitsbereiche und Tätigkeiten erfasst
• Alle relevanten Personengruppen berücksichtigt (inkl. Schwangere, Jugendliche, Leiharbeiter)
• Gefährdungen anhand der 11 GDA-Faktoren systematisch ermittelt
• Psychische Belastungen einbezogen
• Risikobewertung für jede Gefährdung durchgeführt
• Schutzmaßnahmen nach TOP-Prinzip festgelegt
• Verantwortliche und Fristen für jede Maßnahme definiert
• Maßnahmen umgesetzt und dokumentiert
• Wirksamkeit der Maßnahmen überprüft
• Ergebnisse schriftlich dokumentiert
• Mitarbeiter über Ergebnisse und Maßnahmen unterwiesen
• Termin für nächste Überprüfung festgelegt